Dokument, który zamierzamy podpisać może być w formie:
- samego tekstu np. plik word, zalecany jest jednak pdf
- dokumentu podpisana fizycznie, a następnie zeskanowanym (do pdf lub pliku grafikicznego np. jpg)
Jeśli osoba posiada podpis kwalifikowany (np. w postaci pendrive lub karty) to ma własne systemy podpisu.
Profilem zaufanym ePUAP można popisać dokument na stronie https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany. Procedura wygląda jak poniżej (głównie klikamy na niebieskie przyciski):
- Wybieramy przycisk “Podpisz lub sprawdź dokument”
- Wybieramy dokument z dysku
- Po pobraniu dokumentu przez system pojawi się przycisk “podpisz” – klikamy go
- Logujemy się przez profil zaufany
- W prawym górnym rogu pojawia się przycisk “podpisz profilem zaufanym” – klikamy go
- Autoryzujemy SMSem
- Pojawia się strona potwierdzenia, za pomocą przycisku “pobierz” pobieramy plik
Pobrany plik powinien mieć rozszerzenie (końcówkę) .xml
Wymóg większej ilości podpisów
Jeśli do reprezentacji firmy wymagany jest podpis więcej niż jednej osoby, to procedura wygląda tak, że podpisu cyfrowego oryginalnego pliku (np. pdf) dokonuje pierwsza osoba, następni druga dokonuje podpisu na pliku już podpisanym przez pierwszą (z rozszerzeniem xml). Jeśli potrzeba więcej osób do podpisu to procedura działa jak w przypadku drugiej osoby, przekazywany jest dalej podpisany plik xml.