Sprawozdania w BDO szybko nie zostaną zweryfikowane. Urzędy Marsz. będą miały do nich dostęp „może” na koniec października.
Znaczna część może zostać cofnięta – najczęstszy błąd opisany w dalszej części.
Najczęstszym błędem jest złożenie sprawozdania przez osobę nieuprawnioną lub udowodnienie uprawnienia w niewłaściwy sposób.
Kto najczęściej zrobił to nieprawidłowo:
- pracownik odpowiedzialny za ochronę środowiska ze swojego profilu użytkownika głównego nie załączając pełnomocnictwa lub składając je bez podpisu cyfrowego i/lub potwierdzenia wniesienia opłaty
- organizacja odzysku lub inny podmiot przejmujący obowiązki w zakresie wprowadzania produktów lub opakowań w imieniu naszej firmy – tu nie mamy jasnej interpretacji. Takiej organizacji najczęściej utworzyliśmy konto dla jej pracownika lub udostępniliśmy jej klucz API do konta naszego użytkownika. Wniosek został złożony przez:
- Konto pracownika organizacji i jest on uprawniony do reprezentacji tej organizacji – ok
- Konto pracownika organizacji i nie jest uprawniony do reprezentacji organizacji oraz nie załączył pełnomocnictwa, umowy lub innego dokumentu potwierdzającego prawo do reprezentacji – źle
- Klucz API udostępniony dla użytkownika głównego, który nie jest uprawomocniony do reprezentacji firmy – źle
Zalecamy korektę sprawozdania przez osobę uprawnioną (w KRS lub posiadającą pełnomocnictwo).
Uwaga w przypadku wniosków aktualizacyjnych również jest możliwość złożenia ich przez użytkownika podrzędnego – proszę tego nie robić. Takie zgłoszenie nie jest podpisane żadnym podpisem i nie zostanie uznane przez urząd. W początkowej fazie wdrażania systemu kiedy panowało zamieszanie z interpretacją wielu kwestii urzędy dopuszczały takie wnioski.
Sprawozdanie w BDO – kto możne złożyć?
Sprawozdanie może być złożone tylko jeśli osoba składająca
- jest upoważniona do reprezentacji firmy we wpisie do KRS lub innym organie rejestrowym, w jednoosobowej działalności jest to właściciel
- ma pełnomocnictwo do reprezentacji
O ile punkt pierwszy nie stwarza problemów to drugi już tak. Na początku funkcjonowania BDO reprezentować firmę mógł każdy kto posiadał dane dostępowe. Od około lutego pojawiła się informacja o pełnomocnictwach w przypadku składania wniosków, a teraz jest ono wymagane przy sprawozdaniach.
Pełnomocnictwo aby było prawidłowe musi spełnić 3 warunki
- musi zostać podpisane przez osobę uprawnioną (patrz pkt. 1 powyżej)
- BDO wymaga aby pełnomocnictwo zostało podpisane przez osobę uprawnioną poprzez podpis cyfrowy (kwalifikowany, profil ePUAP itp.)
- musi za nie zostać wniesiona opłata skarbowa 17 zł (o czym brak informacji na stronach BDO) i potwierdzenie jej wniesienia musi zostać załączone do pełnomocnictwa
Pełnomocnictwo BDO
Aby pełnomocnictwo nie budziło wątpliwości zalecamy użyć wzoru dostępnego na stronach BDO:
https://rejestr-bdo.mos.gov.pl/files/wzor-pelnomocnictwa-bdo.pdf
Pełnomocnictwo można również zmodyfikować aby obejmowało więcej kwestii jak np. wszelkie sprawy ochrony środowiska. Wtedy pełnomocnik będzie mógł podpisywać również sprawozdania środowiskowe, wnioski o pozwolenia itp. Przykładowy zapis takiego pełnomocnictwa:
do reprezentowania Spółki oraz dokonywania w imieniu Spółki wszelkich czynności prawnych i faktycznych, jak również składania oświadczeń woli i wiedzy oraz występowania przed wszelkimi organami, instytucjami lub osobami trzecimi, w sprawach związanych z ochroną środowiska, w szczególności w zakresie realizacji uprawnień oraz obowiązków Spółki wskazanych w Ustawie z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 797).
Podpis cyfrowy dla BDO
Dokument, który zamierzamy podpisać może być w formie:
- samego tekstu np. plik word, zalecany jest jednak pdf
- dokumentu podpisana fizycznie, a następnie zeskanowanym (do pdf lub pliku grafikicznego np. jpg)
Jeśli osoba posiada podpis kwalifikowany (np. w postaci pendrive lub karty) to ma własne systemy podpisu.
Profilem zaufanym ePUAP można popisać dokument na stronie https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany. Procedura wygląda jak poniżej (głównie klikamy na niebieskie przyciski):
- Wybieramy przycisk „Podpisz lub sprawdź dokument”
- Wybieramy dokument z dysku
- Po pobraniu dokumentu przez system pojawi się przycisk „podpisz” – klikamy go
- Logujemy się przez profil zaufany
- W prawym górnym rogu pojawia się przycisk „podpisz profilem zaufanym” – klikamy go
- Autoryzujemy SMSem
- Pojawia się strona potwierdzenia, za pomocą przycisku „pobierz” pobieramy plik
Pobrany plik powinien mieć rozszerzenie (końcówkę) .xml
Wymóg większej ilości podpisów
Jeśli do reprezentacji firmy wymagany jest podpis więcej niż jednej osoby, to procedura wygląda tak, że podpisu cyfrowego oryginalnego pliku (np. pdf) dokonuje pierwsza osoba, następni druga dokonuje podpisu na pliku już podpisanym przez pierwszą (z rozszerzeniem xml). Jeśli potrzeba więcej osób do podpisu to procedura działa jak w przypadku drugiej osoby, przekazywany jest dalej podpisany plik xml.
Opłata skarbowa
Mimo, że brak informacji o niej na stronach BDO, opłata za pełnomocnictwo (17 zł) jest konieczna aby było ono ważne. O numerze konta, na który należy ją wnieść informacji można szukać na stronach Urzędów Marszałkowskich. Opłatę najczęściej wnosi się na konto Urzędu Miasta, w którym jest siedziba Urzędu Marszałkowskiego.
Opłatę a pełnomocnictwo wnosi się:
- przed każdym urzędem (opłacie podlega nie czynność udzielenia pełnomocnictwa, ale czynność złożenia go do danego organu w postępowaniu)
- za każdą osobę
- jednorazowo (pełnomocnictwo może być wykorzystywane w wielu sprawach)
Przykładowo:
- Jeśli sprawozdanie jest składne w kilku województwach opłatę za pełnomocnictwo należy wnieść w każdym z nich
- Jeśli na jednym pełnomocnictwie jest kilka osób to opłatę wnosimy za każdą z nich
- Jeśli chcą Państwo użyć tego samego pełnomocnictwa np. po roku to nie ponawiamy opłaty, załączamy stare potwierdzenie jej wniesienia (jeśli termin wydania nie upłynął)
Opłacie skarbowej za złożenie pełnomocnictwa nie pobiera się jeżeli pełnomocnikiem jest małżonek, wstępny (rodzicie, dziadkowie), zstępny (dzieci, wnuki) lub rodzeństwo lub pełnomocnik został ustanowiony i ujawniony w CEIDG/KRS.
Opis przelewu:
Tytułem: opłata skarbowa za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa
Wartość: 17 zł
Poniżej przygotowaliśmy dla Państwa tabelkę z częścią rachunków. Zawsze zalecamy jednak samodzielną weryfikację na stronach odpowiednich organów.
|
Dla |
Zapłacić do |
Na rachunek |
|
Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego |
Urząd Miasta Szczecin |
20 1020 4795 0000 9302 0277 9429 |
|
Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego |
Urząd Miasta Gorzowa Wlkp. |
44 1020 5402 0000 0302 0325 6575 |
|
Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego |
Urząd Miasta Stołecznego Warszawy |
21 1030 1508 0000 0005 5000 0070 |
|
Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego |
Urząd Miasta Torunia |
37 1160 2202 0000 0000 8344 0799 |
|
Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego |
Urząd Miasta Katowice |
52 1020 2313 2672 0211 1111 1111 |
|
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego |
Urząd Miasta Wrocławia |
82 1020 5226 0000 6102 0417 7895 |
|
Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego |
Urząd Miasta Łodzi |
08 1560 0013 2025 0305 5133 0016 |
|
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego |
Urząd Miasta Poznania |
94 1020 4027 0000 1602 1262 0763 |
|
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego |
Urząd Miasta Krakowa |
49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 |
Jak skorygować sprawozdanie w BDO
W systemie BDO należy przejść do sprawozdań, przy sprawozdaniu po prawej znajduje się przycisk „opcje”, po jego wciśnięciu z menu wybieramy opcje „utwórz korektę” i uzupełniamy sprawozdanie o brakujące dane.
Pełnomocnictwo uzupełniamy w ostatniej sekcji „dokumenty”. Sam dokument pełnomocnictwa zalecamy zamieścić w pozycji „Pełnomocnictwo”, a w pozycji „Inny dokument” potwierdzenie wniesienia opłaty.